Medienbrüche erkennen: Übergaben im Prozess sichtbar machen
So finden Sie manuelle Informationsübertragungen und prüfen mögliche Verbesserungen im eigenen Prozess.
Was ist ein Medienbruch?
Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen manuell zwischen Papier, E-Mail,
Tabellen oder Fachsystemen übertragen werden. Ob daraus tatsächlich Zeitverlust
oder Fehler entstehen, muss im jeweiligen Prozess beobachtet werden.
Übergaben systematisch aufnehmen
Gehen Sie den Ablauf gemeinsam mit den beteiligten Personen durch:
- Wo entstehen die Informationen?
- In welchem Format liegen sie vor?
- Wer überträgt oder prüft sie?
- Welche Rückfragen und Ausnahmen treten auf?
- Wie wird ein Übertragungsfehler erkannt?
Markieren Sie zunächst nur beobachtete Übergaben. Eine doppelte Eingabe kann ein
guter Ansatzpunkt sein, sie kann aber auch eine notwendige Kontrolle darstellen.
Eine Änderung kontrolliert prüfen
Wählen Sie eine Übergabe aus und definieren Sie den erwarteten Nutzen. Mögliche
Maßnahmen sind ein gemeinsam gepflegtes Formular, eine klarere Vorlage oder eine
technische Schnittstelle. Prüfen Sie Berechtigungen, Fehlerfälle und den
Rückweg, bevor Sie den neuen Ablauf einführen.
Vergleichen Sie anschließend passende eigene Werte vor und nach der Änderung.
Erst diese Messung zeigt, ob die Maßnahme im konkreten Betrieb Arbeit spart oder
Fehler reduziert.
