KI im Büroalltag: 5 Aufgaben, die Sie diese Woche abgeben können

KI ist kein Großprojekt – sie ist ein Werkzeug

Wenn vom Einsatz künstlicher Intelligenz die Rede ist, denken viele an
millionenschwere Projekte und ganze Abteilungen voller Datenexperten. Für den
Mittelstand sieht die Realität anders aus: Die größten Effekte entstehen heute
durch kleine, konkrete Anwendungen im täglichen Büroablauf.

Hier sind fünf Aufgaben, die Sie schon diese Woche sinnvoll an einen
KI-Assistenten wie ChatGPT oder Claude übergeben können – ohne IT-Abteilung,
ohne große Investition.

1. E-Mails entwerfen und überarbeiten

Eine höfliche Absage, eine Mahnung mit dem richtigen Ton, eine englische Antwort
an einen Lieferanten: KI liefert in Sekunden einen Entwurf, den Sie nur noch
prüfen und anpassen müssen. Der Trick liegt im Kontext – sagen Sie der KI, wer
der Empfänger ist, welcher Ton gewünscht ist und was das Ziel der Nachricht ist.

2. Lange Dokumente zusammenfassen

Ein 30-seitiges Angebot, ein Vertragsentwurf, ein Förderbescheid: Statt alles
selbst zu lesen, lassen Sie sich die Kernpunkte herausziehen. Wichtig: KI ist
eine erste Orientierung, kein Ersatz für die juristische Prüfung wichtiger
Dokumente.

3. Texte für Website und Social Media erstellen

Produktbeschreibungen, Stellenanzeigen, ein Beitrag für die Unternehmensseite –
Aufgaben, für die im Alltag oft die Zeit fehlt. KI liefert eine solide Grundlage,
die Sie mit Ihrer Stimme und Ihren Fakten veredeln.

4. Stichpunkte in fertige Texte verwandeln

Sie haben drei Stichpunkte aus einem Meeting? KI macht daraus ein
strukturiertes Protokoll. Aus einer groben Idee wird ein durchdachter
Vorschlag. Das spart genau die Zeit, die sonst beim Formulieren verloren geht.

5. Recherche strukturieren

KI hilft, ein Thema zu strukturieren und die richtigen Fragen zu stellen.
Aber Vorsicht: Generative KI kann Fakten erfinden ("halluzinieren").
Behandeln Sie KI-Antworten als Ausgangspunkt, nicht als Quelle – prüfen Sie
Zahlen, Namen und Daten immer nach.

Worauf Sie achten sollten

• Datenschutz: Geben Sie keine personenbezogenen Daten oder
  Geschäftsgeheimnisse in öffentliche KI-Tools ein. Für sensible Anwendungen
  gibt es datenschutzkonforme Lösungen mit Sitz in der EU.
• Mensch bleibt verantwortlich: KI liefert Entwürfe. Die Verantwortung für
  das, was rausgeht, bleibt bei Ihnen.
• Klein anfangen: Suchen Sie sich eine wiederkehrende, nervige Aufgabe und
  testen Sie KI genau dort. Erfolg motiviert mehr als jede Strategie.

Fazit

Sie müssen kein Technikexperte sein, um von KI zu profitieren. Fangen Sie mit
einer einzigen Aufgabe an, sammeln Sie Erfahrung und bauen Sie von dort aus.
Die Unternehmen, die heute klein anfangen, haben in einem Jahr einen
spürbaren Vorsprung.